لیست های توزیع (distribution lists) را در Exchange Online ایجاد و مدیریت کنید
از مرکز مدیریت Exchange (EAC) یا Exchange Online PowerShell برای ایجاد، اصلاح یا حذف لیست های توزیع در سازمان Exchange Online خود استفاده کنید.
Exchange از سه نوع گروه پشتیبانی می کند که می توان از آنها برای توزیع پیام ها استفاده کرد:
- لیست های توزیعی که فقط برای توزیع پیام ها قابل استفاده هستند. مقاله فقط شامل رویه هایی برای مدیریت این نوع گروه است. همچنین می توانید یک لیست توزیع را به یک صندوق پستی مشترک تبدیل کنید.
- گروه های امنیتی که می توانند برای توزیع پیام ها و اعطای مجوزهای دسترسی به منابع استفاده شوند.
- گروه‌های Microsoft 365 که می‌توانند برای راه‌اندازی فضایی برای همکاری و کار با یکدیگر در فایل‌ها، چت، تماس‌ها و جلسات آنلاین استفاده شوند.
از مرکز مدیریت Exchange برای مدیریت لیست های توزیع (Distribution) استفاده کنید
از EAC برای ایجاد گروه های لیست توزیع استفاده کنید
- در EAC، روی Recipients > Groups > Distribution list کلیک کنید.
- روی افزودن گروه کلیک کنید تا wizard ایجاد گروه باز شود.
- در انتخاب صفحه نوع گروه، Distribution را انتخاب کنید، روی Next کلیک کنید و سپس دستورالعمل های موجود در صفحات باقیمانده wizard را دنبال کنید.
- در صفحه بررسی و تکمیل افزودن گروه، تمام جزئیات را تأیید کنید، روی ایجاد گروه کلیک کنید و سپس روی بستن کلیک کنید.
استفاده از EAC برای تغییر گروه های لیست توزیع
- در EAC، روی گیرندگان > گروه‌ها > فهرست توزیع کلیک کنید.
- با کلیک کردن در هر نقطه از ردیف، یک گروه فردی را انتخاب کنید.
- در صفحه ویژگی های گروه لیست توزیع، برای مشاهده یا تغییر ویژگی ها، روی یکی از برگه های زیر کلیک کنید.
- General
- Members
- Settings
- وقتی کارتان تمام شد، روی ذخیره کلیک کنید.
General
از این بخش برای مشاهده یا تغییر اطلاعات اولیه درباره گروه مانند نام نمایشی یا توضیحات آن استفاده کنید. همچنین می توانید آدرس های ایمیل مرتبط با این لیست توزیع را اضافه، تغییر دهید، حذف کنید.
Members
از این بخش برای مدیریت مالکان و اعضای این لیست توزیع استفاده کنید. هر لیست توزیع باید حداقل یک مالک داشته باشد.
Settings
اگر نمی‌خواهید کاربران شما این فهرست توزیع را در دفترچه آدرس ببینند، کادر انتخاب را انتخاب کنید. حتی در صورت پنهان بودن، افراد همچنان می توانند با تایپ آدرس ایمیل به این لیست ایمیل ارسال کنند.
مدیریت تحویل
از این بخش برای مدیریت افرادی که می توانند به این گروه ایمیل ارسال کنند، استفاده کنید.
گزینه های فرستنده:
- فقط پیام‌های افراد داخل سازمان من مجاز باشد: این گزینه را انتخاب کنید تا فقط فرستندگان سازمان شما بتوانند به گروه پیام ارسال کنند. این بدان معنی است که اگر شخصی خارج از سازمان شما یک پیام ایمیل به این گروه ارسال کند، رد می شود. این تنظیمات پیش فرض است.
- اجازه دادن به پیام‌ها از افراد داخل و خارج از سازمان من: این گزینه را انتخاب کنید تا به هر کسی، از جمله افرادی که در اینترنت هستند، اجازه دهید به گروه پیام ارسال کنند.
- فرستنده‌های مشخص: می‌توانید با اجازه دادن به فرستنده‌های خاص برای ارسال پیام به این گروه، محدودیت بیشتری برای ارسال پیام به گروه داشته باشید. یک یا چند گیرنده/گروه را از لیست کشویی انتخاب/حذف کنید. اگر فرستنده ها را به این لیست اضافه کنید، آنها تنها کسانی هستند که می توانند برای گروه نامه ارسال کنند. نامه ارسال شده توسط هر کسی که در لیست نباشد رد خواهد شد.
نکته مهم :هنگام افزودن فرستنده، مطمئن شوید که آدرس فرستنده فیلد « Reply to» در ایمیل باشد و نه فیلد « From»، در غیر این صورت ایمیل رد خواهد شد.
اگر گروه را طوری پیکربندی کرده‌اید که فقط به فرستنده‌های داخل سازمان شما اجازه می‌دهد به گروه پیام ارسال کنند، ایمیل ارسالی از یک مخاطب ایمیلی رد می‌شود، حتی اگر به این لیست اضافه شود.
نمایندگان (delegates) را مدیریت کنید
از این بخش برای اختصاص مجوزها به یک کاربر (به نام نماینده / delegate) استفاده کنید تا به آنها اجازه دهید به عنوان گروه پیام ارسال کنند یا از طرف گروه پیام ارسال کنند. با استفاده از منوی کشویی برای هر نماینده می توانید مجوزهای زیر را اختصاص دهید:
- Send As: این مجوز به نماینده اجازه می دهد تا پیام ها را به عنوان گروه ارسال کند. پس از تخصیص این مجوز، نماینده این گزینه را دارد که گروه را به خط From اضافه کند تا نشان دهد که پیام توسط گروه ارسال شده است.
- Send on Behalf: این مجوز به نماینده اجازه می دهد تا از طرف گروه پیام ارسال کند. پس از تخصیص این مجوز، نماینده این گزینه را دارد که گروه را به خط From اضافه کند. به نظر می رسد پیام توسط گروه ارسال شده است و نشان می دهد که توسط نماینده از طرف گروه ارسال شده است.
برای اختصاص مجوز به نمایندگان در EAC، نمایندگان را در صفحه ویرایش نمایندگان اضافه کنید، نوع مجوز را از لیست کشویی انتخاب کنید و روی ذخیره تغییرات کلیک کنید.
تایید پیام
از این بخش برای تنظیم گزینه هایی برای تعدیل گروه استفاده کنید. گردانندگان پیام‌های ارسال شده به گروه را قبل از رسیدن به اعضای گروه تأیید یا رد می‌کنند.
- نیاز به تأیید ناظم برای پیام‌های ارسال شده به این گروه / Require moderator approval for messages sent to this group : این کادر به طور پیش‌فرض انتخاب نشده است. اگر این کادر را انتخاب کنید، پیام‌های دریافتی قبل از تحویل توسط مدیران گروه بررسی می‌شوند. مدیران گروه می توانند پیام های دریافتی را تأیید یا رد کنند.
- مدیران گروه / Group moderators: برای افزودن/حذف ناظران گروه، کاربران را از لیست کشویی جستجو/افزودن کنید. اگر برای پیام‌هایی که به این گروه ارسال می‌شود نیاز به تأیید ناظر را انتخاب کرده باشید و ناظر را انتخاب نکنید، پیام‌های گروه برای تأیید به صاحبان گروه ارسال می‌شود.
- افزودن فرستنده‌هایی که به تأیید پیام نیاز ندارند / Add senders who don’t require message approval : برای افزودن/حذف کاربرانی که می‌توانند نظارت را برای این گروه دور بزنند، کاربرانی را از فهرست کشویی جستجو/افزودن کنید.
- در صورت تایید نشدن پیام به فرستنده اطلاع دهید / Notify a sender if their message isn’t approved : از این بخش برای تنظیم نحوه اطلاع رسانی به کاربران در مورد تأیید پیام استفاده کنید.
- فقط فرستنده / Only sender : این تنظیمات پیش فرض است. هنگامی که پیام آنها تأیید نشد، به همه فرستندگان، در داخل و خارج از سازمان خود اطلاع دهید.
- فقط فرستنده‌ها در سازمان شما / Only senders in your organization: وقتی این گزینه را انتخاب می‌کنید، فقط کاربران یا گروه‌های موجود در سازمان شما در صورتی که پیامی که برای گروه ارسال کرده‌اند توسط ناظر تأیید نشود، مطلع می‌شوند.
- No notifications: وقتی این گزینه را انتخاب می کنید، اعلان ها برای فرستندگانی که پیام هایشان توسط مدیران گروه تایید نشده است ارسال نمی شود.
تاییدیه های عضویت
از این بخش برای ویرایش تأییدیه های عضویت و تعیین اینکه آیا تأیید مالک گروه برای پیوستن یا خروج کاربران از این گروه لازم است یا خیر استفاده کنید.
پیوستن به گروه: مشاهده/ویرایش افرادی که مجاز به پیوستن به گروه هستند.
- Open: همه می‌توانند بدون تأیید مالک به این گروه بپیوندند.
- Closed: فقط صاحبان گروه می توانند اعضا اضافه کنند. تمام درخواست های عضویت به طور خودکار رد می شود.
- Owner approval: هر کسی می‌تواند برای پیوستن به این گروه درخواست کند و مالکان باید این درخواست را تأیید کنند.
خروج از گروه: مشاهده/ویرایش افرادی که مجاز به ترک گروه هستند.
- Open: همه می‌توانند بدون تأیید مالک گروه از این گروه خارج شوند.
- Closed: فقط صاحبان گروه می توانند اعضا را حذف کنند. تمام درخواست های ترک به طور خودکار رد می شود.
از EAC برای حذف گروه های لیست توزیع استفاده کنید
- در EAC، روی Recipients > Groups > Distribution list کلیک کنید.
- در لیست گروه ها، لیست توزیعی را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید و سپس روی حذف گروه کلیک کنید.
استفاده از PowerShell برای مدیریت گروه های لیست توزیع
از Exchange Online PowerShell برای ایجاد گروه های لیست توزیع استفاده کنید
این مثال یک گروه لیست توزیع با نام مستعار itadmin و نام IT Administrators ایجاد می کند. هر کسی می‌تواند بدون تأیید صاحبان گروه به این گروه بپیوندد.
New-DistributionGroup -Name "IT Administrators" -Alias itadmin -MemberJoinRestriction openاز Exchange Online PowerShell برای اصلاح گروه های لیست توزیع استفاده کنید
از cmdlet های Get-DistributionGroup و Set-DistributionGroup برای مشاهده و تغییر ویژگی های لیست های توزیع استفاده کنید. مزایای استفاده از Exchange Online PowerShell، توانایی تغییر ویژگی هایی است که در EAC در دسترس نیستند و تغییر خواص برای چندین گروه.
در اینجا چند نمونه از استفاده از Exchange Online PowerShell برای تغییر خصوصیات گروه توزیع آورده شده است.
این مثال تعدیل را برای گروه توزیع پشتیبانی مشتری فعال می کند و مدیر را روی Amy تنظیم می کند. علاوه بر این، این گروه توزیع تعدیل شده، فرستندگانی را که از داخل سازمان نامه ارسال می کنند، در صورت تایید نشدن پیام هایشان مطلع می کند.
Set-DistributionGroup -Identity "Customer Support" -ModeratedBy "Amy" -ModerationEnabled $true -SendModerationNotifications 'Internal'این مثال لیستی از اعضای گروه توزیع مدیران IT را در قالب جدولی ارائه می دهد.
Get-DistributionGroupMember -Identity "IT Administrators" | Format-Table Name,PrimarySMTPAddress,RecipientTypeبرای خرید لایسنس نرم افزار Power BI ، می‌توانید از خدمات ما استفاده نموده و درخواست خود را از طریق فرم زیر ثبت نمایید.